la to-do-list migliora la tua mente

luglio 20, 2017

Se vuoi ricordarlo, scrivilo!

To do list, ( ossia: lista di cose da fare),è una forma di scrittura sintetica, che obbliga a ridurre il numero di parole per esprimere un concetto. Una sola riga per ottenere il massimo dell’efficacia, a  basso costo ed è molto utile per smettere di procrastinare. La to do list, può essere quindi uno straordinario strumento per la tua produttività personale, non solo esprime ordine, ma lo genera essa stessa. Personalmente per  molto tempo ho cercato di resistere alle “to do list”. Volevo la flessibilità per non sentirmi ingabbiata tra carta e penna, pensavo che se avessi iniziato a tenere una lista mi avrebbe ancorato a specifici insieme di compiti. Tuttavia, mi sono convinta,  oggi non posso farne a meno. Quando la tua vita personale o professionale diventa ricca d’impegni, è cruciale avere sotto mano un qualche tipo d’agenda dove aggiungere le tue attività settimanali. I vantaggi di utilizzare una To do list sono molteplici, per esempio:

  • puoi sgomberare dalla tua mente i continui pensieri delle attività da svolgere, sapendo che tutto è riassunto nella To do list,
  • hai una visione di insieme di tutto quello che devi svolgere ogni giorno e in futuro
  • puoi darti delle priorità in modo semplice

Per decidere come gestire ogni attività puoi utilizzare la matrice di Eisenhower , che suddivide le attività in 4 categorie in base a 2 fattori:

  • importanza
  • urgenza

Infatti spesso si confondono attività urgenti e attività importanti. Le attività importanti sono quelle che ci aiutano ad ottenere i nostri obiettivi. Le attività urgenti sono invece attività che qualcuno dall’esterno ci chiede di svolgere il prima possibile. Sapere quali sono le cose importanti e urgenti da fare da soli non bastano. Dovremo ragionare anche sulle tempistiche per distinguere quali siano le cose che necessitano più tempo per poter essere portate a termine e quali invece  possiamo svolgere in qualche ora. Bisogna aggiungere che la to do list può aiutare molto il tuo cervello. ci sono almeno tre benefici psicologici (che li si raggiunga o meno).

1) SCRIVERE RENDE PIU’ SEMPLICE IL LAVORO DELLA TUA MEMORIA

Realizzare un elenco delle attività da eseguire è un po’ come prendere appunti quando leggi un libro o segui una lezione; quando prendi un’annotazione è necessario filtrare le informazioni esterne, riassumerle nella tua testa, e poi scriverle. Molti studi hanno dimostrato che prendere nota ci aiuta a distillare l’informazione che sentiamo e ricordarla meglio di quanto avremmo fatto  se l’avessimo appena sentita o letta. Scrivere una to do list è un’esperienza mentale simile, anche se inizialmente si spende del tempo pensando alle cose da fare, l’atto di stilare una lista e dare priorità ai vari elementi obbliga a fare del lavoro in più e questo fa la differenza. La mente decide quali parti d’informazione appuntare per il futuro anche in base a quanto lavoro si è fatto per “salvarle”, cosicchè più ci si dedica a elaborare un pezzo d’informazione, meglio lo si ricorderà. E’ per questa ragione che in alcuni casi è sorprendentemente facile ricordarsi qualcosa inserito nella propria lista anche quando non ci si sta pensando.

2) PROGRAMMARE TRASFORMA CONCETTI ASTRATTI IN OBIETTIVI CONCRETI SU CUI LAVORARE

Per la maggior parte delle persone, la difficoltà professionale non consiste nell’avere tutte le ore e le giornate piene d’impegni ma nel far coesistere le incombenze quotidiane con i progetti a più ampio spettro. Si tratta spesso di grandi obiettivi astratti che si spera di raggiungere in un periodo di alcune settimane o mesi. Il problema, però, è che sono difficili da raggiungere senza suddividerli in un numero coerente di azioni concrete da attuare su base giornaliera, settimanale e mensile. Immagina, per esempio, di dover scrivere un libro: non lo puoi fare se prima non hai investito del tempo in attività di ricerca; poi devi dedicare ore e ore alla scrittura ed infine spenderne ancora un po’ per la revisione e l’editing di quanto scritto. Tutte queste azioni richiedo tempo e la creazione di un’agenda che ti guidi tra tutti i sotto-obiettivi fino al raggiungimento di quello principale (e anche più astratto): il completamento di un manoscritto di cui essere fieri. Mentre sarai impegnato a completare i vari compiti minori ti imbatterai probabilmente in aspetti che non avresti immaginato all’inizio del tuo progetto. Non erano evidenti fino a quando non ti sei soffermato a pensare a tutto ciò che era necessario per raggiungere il tuo obiettivo finale. In questo modo, anche se la tua programmazione cambia e si evolve durante il tuo percorso fino al traguardo, la progettazione dei passi successivi può aiutarti ad affrontare serenamente il lavoro che ti aspetta.

3) AIUTA A FAR PULIZIA DEI PROBLEMI NASCOSTI

Le liste delle cose da fare restano spesso incomplete per varie ragioni: i luoghi di lavoro sono rischi di distrazioni e di eventi imprevisti mentre il flusso giornaliero di email e messaggi di lavoro rischiano di rallentare le nostre attività (per non parlare dei vari meeting in cui si viene spesso coinvolti). Ma una volta che gli impegni sono stati programmati, si deve necessariamente trovare loro spazio nel proprio calendario giornaliero. Questa “manutenzione” è di per se un ottimo esercizio per contrastare la marea di interruzioni che ti aspettano quotidianamente, mantiene il cervello reattivo e ti forza a pensare a lungo termine. Cerca di pianificare le tue attività con alcune settimane d’anticipo, quando la tua agenda ha ancora spazi vuoti e ricordati di aggiungere tempo per gli obiettivi cruciali per raggiungere i target a lungo termine. Potrebbe capitare che non ci sia abbastanza spazio per tutto ma non è detto che sia un problema dopotutto! Qualora dovesse succedere, si tratta di un segnale positivo, vuol dire che hai inserito nel planning anche gli impegni “secondari” che stanno appesantendo il tuo lavoro principale e probabilmente non te ne saresti accorto se non ti fossi preso del tempo per programmare al tua to-do-list. Se hai la possibilità di gestire il tuo programma, potrebbe essere il momento di ristabilire le priorità della tua agenda lavorativa. Se la tua agenda si basa sulle richieste di qualcun altro, usala come “prova” in una riunione con il tuo supervisore e cerca di fare “pressione” per ottenere qualche cambiamento. Presenta gli obiettivi chiave che vuoi raggiungere ed evidenzia quanto poco tempo tu abbia a disposizione per raggiungerli. Forse potrai delegare alcune cose e liberarti un po’. Ma il punto è che non avresti potuto fare nulla di ciò se non avessi dedicato del tempo per stendere la tua to do list. Così, anche se non fosse ben organizzata e mancasse di alcuni elementi, sei riuscito a trarti fuori dal solito flusso degli eventi.  In questo modo sarai in grado di gettare uno sguardo in avanti per scoprire ciò che potrebbe esserci sul tuo percorso e che non eri riuscito a vedere. E ciò può essere molto più importante, sulla lunga distanza, di spuntare dalla tua lista un singolo impegno svolto nel breve termine. Un consiglio: ogni sera, prima di andare a casa, aggiornate la vostra lista cancellando le cose che avete completato, aggiungendo le nuove attività e riordinando il tutto in modo che le cose urgenti si trovino in cima alla lista. Evita inoltre, la stesura di elenchi eccessivamente lunghi e irrealizzabili, corri il rischio di scoraggiarti e demotivarti per obiettivi no raggiunti. Pianifica le pause, programma break  periodici per evitare di perdere la concentrazione e ricaricare l’energia. Infine, metti in conto possibili imprevisti da risolvere, un lasso di tempo deve essere sempre lasciato a disposizione per eventuali impegni aggiuntivi e urgenti che potrebbero distogliere l’attenzione da quanto programmato, compromettendo l’efficacia della lista stessa.

Buon lavoro!

A presto.

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